Danes je 17.10.2021

Input:

Ustrezno arhiviranje potnih nalogov

15.9.2021, , Vir: Verlag Dashöfer

2021.09.2.6 Ustrezno arhiviranje potnih nalogov

Strokovni avtorski kolektiv Odvetniške pisarne Bohl d.o.o.

Zanima nas, ali je fizični arhiv za potne stroške obvezen ali je digitalen arhiv dovolj po slovenski zakonodaji? Vse potne stroške imamo namreč vodene preko sistema Concur. V njemu se naredi nalog za službeno pot, obračun potnega naloga in dodajo kopije računov v pdf-ju. Vse odobritve, obračuni, računi so v sistemu in vidni kadarkoli naslednjih 10 let. Trenutno zahtevamo od zaposlenih, da obračune potnih nalogov natisnejo in skupaj z originali računov dostavijo v računovodstvo. Dokumente potem fizično arhiviramo za 10 let. Ali je to po slovenski zakonodaji res še vedno potrebno ali je digitalni arhiv dovolj? Kakšne so posledice ukinitve arhiviranja v fizični obliki, če je ta še vedno zahtevana?

Evidence na področju dela in socialne varnosti ureja Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Ur. l. RS, št. 40/06, v nadaljevanju: ZEPDSV), ki med obveznimi evidencami za delodajalce določa tudi evidenco o stroških dela. Skladno s točko c 16. člena ZEPDSV v evidenco o stroških dela sodijo tudi