Danes je 17.9.2019
Input:

Povračilo stroškov, povezanih s službenim potovanjem

17.5.2019, , Vir: Verlag Dashöfer

5.4.1.3.3 Povračilo stroškov, povezanih s službenim potovanjem

Irena Kamenščak, univ. dipl. prav.

Pravico do povračil stroškov na službeni poti v osnovi določa ZDR-1, natančneje pa je ta pravica običajno določena s kolektivnimi pogodbami, notranjimi pravilniki delodajalca ali pogodbami o zaposlitvi. Tudi pri povračilih stroškov, ki nastanejo v povezavi s službenimi potovanji, mora delodajalec najprej preveriti kakšna je delavčeva delovno pravna pravica – katere stroške je dolžan povrniti, pod kakšnimi pogoji in v kakšnih višinah. Ko pa je enkrat delovno pravna pravica jasna, je potrebno preveriti še pravila dohodninske zakonodaje in zakonodaje, ki ureja prispevke za socialno varnost.

Tudi povračila stroškov na službenem potovanju sodijo med dohodke iz zaposlitve, ožje gledano med dohodke iz delovnega razmerja. Tretja točka 1. odstavka 37. člena ZDoh-2 namreč določa, da med dohodke iz delovnega razmerja sodijo tudi povračila stroškov v zvezi z delom. Za pravilno dohodninsko obravnavo povračil stroškov pa je potrebno paziti še na pravili 4. in 4. a točke prvega odstavka 44. člena ZDoh-2 od 1. 1. 2018 pa tudi na pravilo 4. b točke prvega odstavka 44. člena ZDoh-2. Na podlagi prvih dveh točk (4. in 4. a), se v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja delavcu ne vštejejo povračila stroškov v zvezi s službenimi potovanji (npr. dnevnica, prevoz, prenočišče) in povračila stroškov delavcu za plačane premije za individualno zdravstveno zavarovanje z medicinsko asistenco v tujini, če so izpolnjeni določeni pogoji. Natančnejša pravila glede višine povračil in pogojev, pod katerimi se ta povračila lahko izplačajo brez dohodninskih posledic za delavca, določa Davčna uredba (6105/2006 Ur.l.RS). Na podlagi b) točke druge alineje 4. b točke prvega odstavka 44. člena ZDoh-2 se od 1. 1. 2018 dalje, v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja delavca, ki je napoten na delo v tujino, ne vštevajo povračila stroškov za prevoz v kraj napotitve ob začetku napotitve in za prevoz iz kraja napotitve ob koncu napotitve do višine in pod pogoji, določenimi v skladu s 4. točko prvega odstavka 44. člena za povračilo stroškov prevoza na službenem potovanju. Tudi v teh primerih tako govorimo o pravilih povračil stroškov na službeni poti. To pomeni, da lahko delodajalec delavcu, ki za to pot uporabi svoje osebno vozilo, neobdavčeno povrne kilometrino v višini 0,37 € za vsak polni prevoženi km, če mu plača letalsko karto / karto za vlak oziroma za drugo javno transportno sredstvo, to plačilo ne predstavlja bonitete za delavca in če delavec za to pot uporabi službeno vozilo, se takšna pot ne šteje kot zasebna pot in zaradi nje ne nastane obveznost obračuna bonitete.

Pri delavcih, ki so napoteni na delo v tujino, je bilo s tretjo alinejo 4. b točke prvega odstavka 44. člena ZDoh-2 določeno še, da se tudi povračilo stroškov za prenočišče na začasni napotitvi, ki traja neprekinjeno do največ 90 dni, do višine in pod pogoji, določenimi v skladu s 4. točko prvega odstavka 44. člena ZDoh-2 ne všteva v delavčevo davčno osnovo. To pomeni, da mu delodajalec lahko plača nastanitev in ta nastanitev (če traja napotitev do 90 dni) ne predstavlja bonitete delavca. Dodatni pogoj za takšno obravnavo pa je, da delodajalec v istem obdobju delavcu ne izplača tudi neobdavčenega nadomestila za ločeno življenje oziroma ne krije stroška prenočišča v primeru izplačila terenskega dodatka.

V nadaljevanju se osredotočam na povračila vezana na službena potovanja in ne na obravnavo povračil stroškov delavcem, ki so napoteni na delo v tujino.

Eno od povračil, do katerega je upravičen delavec na službeni poti, je dnevnica. Dnevnica vsebinsko pokriva strošek prehrane na službeni poti, zaradi česar tudi velja pravilo, da za delovne dni, ko delavec prejeme dnevnico zaradi službene poti, hkrati ne more prejeti tudi neobdavčenega povračila prehrane med delom. V praksi se včasih pojavljajo dilema na kakšen način izračunati za koliko dni povračil prehrane lahko dobi delavec neobdavčeno in koliko dnevnic v določenem mesecu – zlasti še, če je npr. delavec na določen dan delal do 15.00, nato pa odšel naprej na službeno pot. V takšnem primeru je najlažje, da na mesečni ravni delodajalec prešteje dnevnice, ki jih je izplačal delavcu (npr. v maju je delavec prejel 5 dnevnic) ter prejete dnevnice odšteje od števila dni rednega dela delavca v tem mesecu. Če so bile vse dnevnice izplačane za službene poti, ki so se odvijale med delovnim tednom (torej službene poti ni bilo preko vikendov ali npr. na praznike), se od rednih delovnih dni v mesecu (če je bilo teh npr. 21) odštejejo dnevnice (5). Za razliko (16) se delavcu povrne prehrana med delom.

Dohodninska pravila glede obravnave dnevnic se razlikujejo v odvisnosti od tega ali gre za službeno pot v Sloveniji ali v tujini. Poleg tega na davčno obravnavo dnevnice vpliva tudi čas trajanja službene poti, namembni kraj službene poti, ali ima delavec v okviru nočitve plačan tudi zajtrk …

Če govorimo o službeni poti v Sloveniji veljajo naslednja dohodninska pravila. Delavec lahko dobi povrnjeno dnevnico brez dohodninskih posledic, če traja službeno potovanje nad 6 ur. Pravila glede dovoljene višine neobdavčene dnevnice so naslednja:

Trajanje službene poti:  Če delavec na službeni poti prenočuje in nočitev ne vsebuje zajtrka:  Če delavec na službeni poti prenočuje in je zajtrk vključen v ceno nočitve – obvezno znižanje dnevnice:  
nad 6 do 8 ur  7,45 €  /  
nad 8 do 12 ur  10,68 €  15 % znižanje – 9,08 €  
nad 12 do 24 ur  21,39 €  10 % znižanje – 19,25 €  

Zgornje pravilo lahko obrazložimo tudi z naslednjim praktičnim primerom:

Dejansko stanje:

Delodajalec je delavca poslal na tri dnevni kongres v Portorož. Kongres se v celoti izvaja med delovnim tednom, z začetkom v sredo (npr. 22. 5. 2019) ob 9.00 zjutraj in zaključkom v petek (24. 5. 2019) ob 14.00. Sedež delodajalca je v Ljubljani. Delavec se je v Portorož iz Ljubljane odpravil 22. 5. 2019 ob 7.00. Po zaključku kongresa, t.j. v petek 24. 5. 2019, pa se je ob 14.30 odpravil nazaj proti Ljubljani. V Ljubljano je prispel ob 15.45. V okviru kongresa je delavec bival v hotelu v katerem se je kongres izvajal. V okviru nočitve pa je