Danes je 28.11.2021

Input:

Interna dokumentacija delodajalca (in varstvo osebnih podatkov)

17.11.2021, Vir: Verlag Dashöfer


Interna dokumentacija delodajalca in vidik varstva osebnih podatkov

Transkript klepetalnice v pdf obliki si lahko prenesete tukaj.

Spletna klepetalnica, 17.11.2021, odgovarjala je mag. Kaja Breznik Ladinik (Odvetniška pisarna Bohl d.o.o.)

Kateri so obvezni in kateri priporočljivi akti?
Na začetku bi pojasnila, da lahko interne akte razporedimo v tri kategorije:

(i)                  Obvezne interne akte, ki jih predpisuje zakonodaja,

(ii)                 Interne akte, ki so obvezni le za nekatere delodajalce in

(iii)               Neobvezne interne akte

 

Obvezni interni akti so naslednji:

  • Izjava o varnosti z oceno tveganja, ki jo določa Zakon o varnosti in zdravju pri delu (ZVZD-1) v 17. členu, in sicer da mora delodajalec pisno oceniti tveganja, ki so jim delavci izpostavljeni ali ki bi jim lahko bili izpostavljeni, ter posledično izdelati in sprejeti izjavo o varnosti z oceno tveganja.
  • Pravilnik o ugotavljanju alkoholiziranosti, uživanju drog in drugih prepovedanih substanc na delovnem mestu, ki ga določa ZVZD-1 v 51. členu,
  • Pravilnik o prepovedi spolnega in drugega nadlegovanja ali trpinčenja na delovnem mestu. Delodajalec mora sprejeti ukrepe za preprečevanje, odpravljanje in obvladovanje primerov nasilja, trpinčenja, nadlegovanja in drugih oblik psihosocialnega tveganja na delovnih mestih, ki lahko ogrozijo zdravje delavcev, kot ga opredeljuje 24. člen ZVZD-1,
  • Načrt promocije zdravja na delovnem mestu. Delodajalec mora načrtovati promocijo zdravja na delovnem mestu in zanjo zagotoviti tako potrebna sredstva kot tudi način spremljanja njenega izvajanja, ki ga opredeljujeta 6. in 32. člen ZVZD-1.

 

Obvezni akti za določene delodajalce:

  • Akt o sistematizaciji delovnih mest, ki je po prvem odstavku Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1) obvezen organizacijski akt, če delodajalec zaposluje enajst ali več delavcev,
  • Interni akt o davčnem potrjevanju računov,  akt je zahtevan pri podjetjih, ki imajo gotovinsko poslovanje in so zavezani k davčnemu potrjevanju računov,
  • Pravilnik o zavarovanju osebnih podatkov, in sicer za delodajalce, ki zaposlujejo več kot 50 delavcev ali so upravljavci podatkov iz javnega sektorja.

 

Neobvezni interni akti pa so na primer pravilnik o službenih vozilih, pravilnik o službenih telefonih in računalnikih ipd.

 Ker morajo delavci v skladu s 34. členom ZDR-1 upoštevati zahteve in navodila delodajalca v zvezi z izpolnjevanjem pogodbenih in drugih obveznosti iz delovnega razmerja, je priporočljivo, da delodajalec pravice in obveznosti delavca čim natančneje uredi v splošnih aktih.

Kaj ponavadi vsebuje personalna mapa delavcev in ali je nujna?

 Personalna mapa delavca se pri delodajalcih običajno vodi kot del evidence o zaposlenih delavcih. Ta je skladno z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti obvezna. Kljub temu, da določbe, ki urejajo evidenco o zaposlenih delavcih, ne vsebujejo pojma »personalna mapa« in tak pojem tudi ni urejen v področni zakonodaji, gre dejansko za mapo, v kateri so zbrani vsi potrebni podatki oz. dokumenti posameznega zaposlenega delavca. V to mapo za delavca delodajalec shranjuje vse podatke in dokumente, pomembne za izpolnjevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja.

Oblika personalne mape ni predpisana, običajno pa se vodi kot fizična mapa (lahko tudi